Herzlich willkommen im Service-Portal.
Datenschutz
1) Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie dieses Online-Portal nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie der nachfolgenden Datenschutzerklärung.
Datenerfassung auf diesem Portal
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf diesem Portal?
Die Datenverarbeitung auf diesem Portal erfolgt durch die UI Real Estate Advisory GmbH als Verwalter. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt 3 sowie im Impressum.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie sie uns im Rahmen des Verwalter-, Miet- oder Eigentumsverhältnisses mitteilen oder diese selbst im Portal eingeben. Zum anderen entstehen Daten automatisch durch die Nutzung des Portals (z.B. Anmeldezeiten, Dokumentenabrufe).
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Die erhobenen Daten dienen der Durchführung der Verwaltung Ihrer Immobilie bzw. Wohneinheit – insbesondere der Abrechnung, der Kommunikation, der Bereitstellung von Unterlagen und der Bearbeitung Ihrer Anliegen. Rechtsgrundlage ist im Regelfall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwalter-/Mietvertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten nach WEG, BGB, HGB, AO).
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, das Recht auf Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Kontakt: datenschutz@ui-property.de.
2) Hosting
Externes Hosting durch Immoware24
Dieses Portal wird bereitgestellt durch:
Immoware24 GmbH, Leipziger Straße 70/71, 06108 Halle (Saale), Deutschland.
Die personenbezogenen Daten, die auf diesem Portal erfasst werden, werden auf den Servern der Immoware24 GmbH in Deutschland gespeichert.
Der Einsatz des Anbieters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber den Eigentümern bzw. Mietern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie im berechtigten Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung des Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Immoware24 GmbH verarbeitet Ihre Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen als Auftragsverarbeiter.
Auftragsverarbeitung
Mit der Immoware24 GmbH wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Dieser stellt sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO erfolgt.
3) Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Datenschutz
Die UI Real Estate Advisory GmbH nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (insb. DSGVO, BDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf diesem Portal ist:
UI Real Estate Advisory GmbH
Ludwig-Erhard-Platz 1
51373 Leverkusen
Telefon: +49 214 86499798
E-Mail: info@ui-property.de
Datenschutz-Kontakt: datenschutz@ui-property.de
Geschäftsführung: Kevin Egenolf
Handelsregister: HRB 127608, Amtsgericht Köln
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da die gesetzlichen Schwellenwerte nach Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG nicht überschritten sind. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse oder an: datenschutz@ui-property.de.
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)
WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DER EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).
WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).
Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für die UI Real Estate Advisory GmbH ist zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Dieses Portal nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers auf „https://" lautet und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Auskunft, Löschung und Berichtigung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht besteht in folgenden Fällen:
• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit zur Überprüfung. Für diese Dauer haben Sie das Recht auf Einschränkung.
• Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt, können Sie statt der Löschung die Einschränkung verlangen.
• Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
• Wenn Sie Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, für die Dauer der Interessenabwägung.
Sind die Daten eingeschränkt, dürfen sie – außer zur Speicherung – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.
Widerspruch gegen Werbe-E-Mails
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns rechtliche Schritte im Falle unverlangter Zusendungen ausdrücklich vor.
Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Im Rahmen der Immobilienverwaltung gelten insbesondere folgende Fristen:
• Buchungsbelege, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
• WEG-Beschlusssammlung: dauerhaft während des Bestehens der Gemeinschaft
• Verwalter- und Mietverträge: 6 Jahre nach Vertragsende (§ 257 HGB), bei steuerrelevantem Inhalt 10 Jahre
• Kommunikation ohne Abrechnungsrelevanz: bis zu 3 Jahre (regelmäßige Verjährung)
• Zugangsdaten zum Portal: bis zur Beendigung der Nutzungsberechtigung, Logfiles max. 7 Tage
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags (Verwaltervertrag, Mietvertrag) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (insb. WEG, BGB, HGB, AO, GwG) erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In seltenen Fällen kann die Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich sein (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO). Beruht die Verarbeitung auf berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), überwiegen unsere Interessen an der Durchführung der Verwaltung, der IT-Sicherheit und der Bearbeitung von Anfragen.
Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO getroffen, die insbesondere der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten dienen. Dazu gehören Zugangs- und Zugriffskontrollen, verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige Backups sowie die Verpflichtung aller Mitarbeitenden auf die Vertraulichkeit. Die Maßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.
Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, soweit dies aufgrund technischer Entwicklung oder rechtlicher Anforderungen erforderlich wird. Bitte beachten Sie die jeweils aktuelle Version.
4) Datenerfassung auf diesem Portal
Registrierung und Nutzerkonto
Die Nutzung des Portals setzt eine Registrierung voraus. Als Eigentümer, Verwaltungsbeirat oder Mieter erhalten Sie von uns individuelle Zugangsdaten. Die zur Registrierung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich zum Zweck der Nutzung des Portals und der damit verbundenen Verwaltungsleistungen.
Verarbeitet werden insbesondere:
• Name, Vorname, Anrede
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon)
• Rolle im Portal (Eigentümer / Beirat / Mieter)
• Zugeordnete Objekte bzw. Einheiten
• Anmelde- und Nutzungszeiten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verwalter-/Mietvertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (WEG, BGB). Die Daten werden gespeichert, solange eine Nutzungsberechtigung besteht, und anschließend nach den oben genannten Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Bereitgestellte Funktionen und verarbeitete Daten
Über das Portal können je nach Rolle folgende Funktionen genutzt werden:
Für Eigentümer und Verwaltungsbeirat
• Einsicht in Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Einzelabrechnungen
• Einsicht in Protokolle und Beschlusssammlungen der Eigentümerversammlungen
• Abruf von Verträgen, Rechnungen und weiteren Dokumenten der Verwaltung
• Kommunikation mit der Verwaltung (Nachrichten, Tickets)
Für Mieter
• Einsicht in Mietvertragsunterlagen und Betriebskostenabrechnungen
• Meldung von Schäden und Anliegen (Ticketsystem)
• Kommunikation mit der Verwaltung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung Verwalter- bzw. Mietvertrag). Eingesehen werden nur Daten, die Ihnen gemäß Ihrer Rolle zugeordnet sind. Eine rollenbasierte Trennung stellt sicher, dass Eigentümer keine Mieterdaten einsehen können und umgekehrt, soweit dies gesetzlich nicht ausdrücklich vorgesehen ist (z.B. Einsichtsrechte in der WEG).
Cookies
Das Portal verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und keinen Schaden anrichten. Unterschieden wird zwischen:
• Session-Cookies, die nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden
• Permanenten Cookies, die bis zu ihrer manuellen oder automatischen Löschung gespeichert bleiben
Wir setzen auf diesem Portal ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb des Portals (z.B. Anmeldesitzung, Sicherheit) erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung).
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden oder deren Setzen generell verhindern. Bei Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Funktionalität des Portals eingeschränkt sein.
Server-Log-Dateien
Der Anbieter des Portals (Immoware24 GmbH) erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus berechtigtem Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, Sicherheit und Optimierung des Portals. Die Daten werden nach maximal 7 Tagen gelöscht, sofern nicht sicherheitsrelevante Ereignisse eine längere Aufbewahrung erfordern.
Kontakt- und Ticketfunktion
Wenn Sie über das Portal Nachrichten, Schadensmeldungen oder Anfragen an uns richten, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen übermittelten Inhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder – soweit die Anfrage nicht unmittelbar mit dem Vertrag zusammenhängt – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung).
Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, der Zweck für die Datenspeicherung entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingreifen.
Links
Soweit im Portal externe Links angeboten werden, erstreckt sich diese Datenschutzerklärung nicht auf diese. Wir haben keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch andere Anbieter und empfehlen, sich auf den verlinkten Seiten jeweils gesondert zu informieren.
Kinder und Jugendliche
Das Portal richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen aktiv an.